Automatisch antwoorden in WhatsApp: zo stel je het in

Je staat bij een klant of achter de stoel en je telefoon trilt: weer een WhatsApp-bericht van iemand die iets wil weten. Je kunt niet meteen antwoorden, en je wilt niet dat die persoon denkt dat je hem negeert. Gelukkig kun je in WhatsApp automatisch laten antwoorden. In dit artikel lees je hoe, en waar de grens ligt.

Het korte antwoord

Automatisch antwoorden kan gratis met de WhatsApp Business-app, de zakelijke versie van WhatsApp. Daarin stel je een afwezigheidsbericht, een welkomstbericht en snelle antwoorden in. Wil je dat een assistent echt vragen beantwoordt en afspraken inplant, dan heb je meer nodig dan deze ingebouwde berichten.

Wat heb je nodig?

• De gratis WhatsApp Business-app. De gewone WhatsApp heeft deze functies niet.
• Een telefoonnummer voor je bedrijf. Gebruik liefst een apart zakelijk nummer, zodat privé en werk gescheiden blijven.
• Een paar minuten en een idee van wat je klanten het vaakst vragen.

Zo stel je een automatisch antwoord in

De menu's kunnen per versie van de app iets anders heten. Zie je een stap niet staan, zoek dan in de instellingen naar het onderdeel voor bedrijfstools.

1. Download de WhatsApp Business-app en meld je aan met je zakelijke nummer.
2. Vul je bedrijfsprofiel in: je naam, wat je doet, je openingstijden en je website.
3. Open de instellingen en ga naar de bedrijfstools.
4. Kies voor het afwezigheidsbericht en zet het aan.
5. Schrijf je bericht en kies wanneer het wordt verstuurd, bijvoorbeeld altijd, buiten je openingstijden of in een periode die jij kiest.
6. Stuur jezelf vanaf een ander nummer een bericht om te testen of het werkt.

Welkomstbericht en snelle antwoorden

Naast het afwezigheidsbericht heb je twee handige hulpjes. Het welkomstbericht gaat naar iemand die voor het eerst contact met je opneemt, of die lange tijd niets heeft gestuurd. Met snelle antwoorden bewaar je teksten die je vaak typt, zoals je openingstijden of je prijzen, en roep je ze op met één sneltoets.

Voorbeelden van goede berichten

Houd het kort, vriendelijk en nuttig. Zeg wanneer iemand antwoord krijgt en wat hij alvast kan doen.

• Kapper of salon: Bedankt voor je bericht! We zijn nu even bezig met een klant en reageren zo snel mogelijk. Wil je een afspraak maken? Stuur ons je gewenste dag en tijd, dan komen we erop terug.
• Servicebedrijf: Bedankt voor je bericht. Ik sta nu op een klus en antwoord zo snel mogelijk. Stuur alvast je adres en waar het om gaat, dan kan ik je sneller helpen.
• Buiten openingstijden: Bedankt voor je bericht! We zijn nu gesloten en reageren morgen vanaf 9:00. Tot dan!

Wat een automatisch antwoord niet kan

• Het beantwoordt geen vragen. Het laat alleen weten dat je reageert.
• Het plant geen afspraak in en kijkt niet in je agenda.
• Het begrijpt niet wat de klant bedoelt. Iedereen krijgt dezelfde tekst.
• Het houdt geen gesprek gaande. Daarna moet jij zelf nog antwoorden.

Wanneer is een WhatsApp-chatbot beter?

Krijg je elke dag dezelfde vragen, of mis je afspraken omdat je niet snel genoeg reageert? Dan helpt een afwezigheidsbericht te weinig. Een chatassistent beantwoordt dan zelf de veelgestelde vragen, verzamelt de gegevens van de klant en plant afspraken in. Jij ziet een korte samenvatting en neemt alleen over wat echt jouw aandacht nodig heeft.

Voor zo'n assistent in WhatsApp is een zakelijke koppeling nodig, en voor sommige berichten kan WhatsApp kosten rekenen. Controleer de actuele tarieven bij WhatsApp zelf. Hoe wij dit aanpakken lees je op de pagina over de AI-telefoonassistent, en de pakketten staan bij de prijzen.

Veelgestelde vragen

Wil je weten of een automatisch antwoord genoeg is, of dat een assistent beter bij jouw bedrijf past? Vertel waar jij de meeste tijd aan kwijt bent en plan een gratis gesprek. Dan kijken we samen wat slimmer kan.