5 taken die je vandaag kunt automatiseren

Automatiseren klinkt groot, maar je begint het best klein: met werk dat je elke week op dezelfde manier doet. Het gaat er niet om alles uit handen te geven. Het gaat om de taken waar je energie van wegloopt en waarvan het antwoord of de stappen al vaststaan. Dit zijn vijf plekken waar vrijwel elk bedrijf tijd laat liggen.

1. Telefoontjes beantwoorden

Veel telefoontjes gaan over openingstijden, prijzen en afspraken. Dat zijn vragen waarvan het antwoord vaststaat, en dus ideaal voor een assistent. Een AI-telefoonassistent kan dit afhandelen, ook als jij bezig bent, en geeft alleen de gesprekken door die echt jouw aandacht nodig hebben.

2. Dezelfde e-mails beantwoorden

Als je een vraag voor de tiende keer typt, is het een kandidaat voor automatisering. Denk aan vragen over levertijd, prijzen, voorwaarden of hoe iets werkt. Je kunt zulke e-mails laten voorbereiden of beantwoorden, terwijl jij de bijzondere gevallen zelf blijft doen.

3. Afspraken plannen

Berichten heen en weer sturen om één moment te vinden kost meer tijd dan je denkt. Laat klanten zelf een vrij moment kiezen, of laat een assistent dat doen op basis van jouw agenda. Een bevestiging en herinnering gaan er automatisch achteraan, zodat minder klanten wegblijven.

4. Klanten opvolgen

Een offerte, een lead, een eerste afspraak: een tijdig berichtje maakt vaak het verschil. Maar in drukke weken blijft opvolgen liggen. Automatisch opvolgen zorgt dat elke aanvraag een vervolg krijgt, op het moment dat jij hebt bepaald, bijvoorbeeld na een dag of na een week.

5. Reviews vragen

Tevreden klanten laten zelden uit zichzelf een review achter. Een vriendelijk verzoek na afloop werkt beter. Dat kun je automatisch laten versturen op het moment dat een klant is geholpen. Meer goede reviews helpen nieuwe klanten je te vinden en te vertrouwen.

Zo kies je waar je mee begint

• Schrijf een week lang op welke taken je steeds opnieuw doet
• Markeer de taken waarbij het antwoord of de stappen steeds hetzelfde zijn
• Kies de taak die je het meest ergert of de meeste tijd kost
• Automatiseer alleen die ene taak en kijk een paar weken wat het oplevert

Begin met de taak die jou het meest ergert. Dat is meestal ook de taak die het meeste oplevert. Weet je niet waar je moet beginnen? Plan een gratis gesprek, dan kijken we samen waar jouw tijd naartoe gaat.